Bildmaterial Auktion, Vorschlag BU: „newtron-workflow: Bedarfsmeldung, Anfrage, Ausschreibung, Auktion, Vertragsmanagement“, Quelle: newtron (Download zip)
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Online-Auktionen, auch E-Auktionen genannt, haben sich im B2B-Bereich als Beschaffungsinstrument etabliert. Der Mechanismus ist simpel: Lieferanten (Bieter) treffen sich virtuell auf einer elektronischen Handelsplattform und geben dort ihre Angebote innerhalb eines vorgegebenen Zeitfensters auf den von der Einkäuferseite beschriebenen Bedarf ab. Trotz des Einsatzes einer elektronischen Einkaufslösung bleibt die für Käufer und Verkäufer wichtige Prozesstransparenz erhalten: Je nach Auktionstyp ist es für die Teilnehmer möglich, Fremdgebote – natürlich anonymisiert – oder zumindest die eigene Position im Wettbewerbs-Ranking einzusehen und dementsprechend die eigene Offerte laufend zu verbessern.

Laut einer aktuellen Studie, die vom Bundesverband Materialwirtschaft, Einkauf und Logistik (BME) gemeinsam mit der Hochschule für Technik, Wirtschaft und Kultur Leipzig (HTWK) und der Universität Würzburg durchgeführt wurde, nutzt bereits knapp ein Drittel der Großunternehmen und Konzerne dieses Tool, um Prozesskosten zu senken und ihre Beschaffungskosten signifikant zu verringern. Viele davon (38 Prozent) wickeln nach eigenen Angaben mittlerweile zwischen 25 und 50 Prozent ihres Einkaufsvolumens darüber ab. Kleine und mittlere Unternehmen (KMU) sind hier noch etwas zögerlicher: Von ihnen greifen lediglich 15 Prozent darauf zurück. Dabei lohnen sich Online-Auktionen nicht nur für Projekte im 7-stelligen oder noch höheren Bereich, sondern auch schon für „kleine“ Budgets. Ebenfalls denkbar ist der Einsatz von E-Auktionen etwa für den Kauf von Büromaterial und -ausstattung wie folgendes Beispiel zeigt.

Einkaufsprojekt: Printsolution für alle deutschen Standorte

Das Unternehmen MANN+HUMMEL, Ludwigsburg, Hersteller von Flüssigkeits- und Luftfiltersystemen, Ansaugsystemen und Innenraumfiltern für die internationale Automobil- und Maschinenbauindustrie, startete 2015 die Ausschreibung „Printsolution“, bei der für alle deutschen Standorte Drucker inklusive Verbrauchsmaterialien und Service, für eine Laufzeit von vier Jahren, vergeben werden sollten. Erste Marktanalysen und Vorverhandlungen mit ausgewählten Anbietern hatten ergeben, dass mit einem Gesamtpreis von etwa zwei Millionen Euro zu rechnen sei. MANN+HUMMEL ließ sich daraufhin von der Hamburg-Dresdner newtron AG, führender Anbieter von elektronischen Lösungen zur Optimierung von Einkaufs- und Logistikprozessen, beraten, wie mittels elektronischer Beschaffungstools die Endverhandlung bestmöglich durchgeführt werden kann.

Rangauktion führte zu starker Dynamik

Das Unternehmen gab newtron anschließend den Zuschlag für ein „Betreutes Auktionsprojekt“, bei dem der IT-Dienstleister die gesamte Abwicklung der Elektronischen Auktion für den Kunden übernahm. Nachdem alle Lieferantenangebote eingeholt, bewertet und vorverhandelt waren, entschied sich MANN+HUMMEL, drei Bieter in die finale Auktionsrunde einzuladen. newtron entwickelte die für dieses Projekt geeignetste Auktionsstrategie, übernahm das komplette Setup der Auktion und begleitete die Lieferanten beim Vorbereitungsprozess innerhalb eines Testszenarios. „Anschließend starteten wir eine zunächst auf 45 Minuten befristete E-Auktion, die zwei Optionen für das Vergabepaket zuließ: ‚Kauf & Service‘ und ‚Miete & Service‘“, erklärt Holger Denke, Head of Sourcing Systems von newtron. „Als Auktionstyp nutzten wir die nach unserer Erfahrung und der vorliegenden Markt- und Wettbewerbssituation hierfür beste Form: die Rangauktion.“ Das bedeutet, dass die absoluten Gebote der Wettbewerber für die Teilnehmer nicht sichtbar sind. Den Bietern wird jedoch im System angezeigt, auf welchem Rang sie sich mit ihrer aktuellen Offerte befinden, zum Beispiel „drittbestes Angebot“.

Kosten um 500.000 Euro reduziert

„Es stellte sich schnell heraus, dass wir damit einmal mehr ins Schwarze getroffen hatten. Denn es entstand vor allem im letzten Drittel der vorgegebenen Zeit eine enorm starke Biet-Dynamik“, so Denke. „Im Sinne der Findung des besten Preises wurde die Laufzeit mehrere Male um jeweils weitere zehn Minuten verlängert, sodass sich die Gesamtdauer der Auktion auf zwei Stunden erhöhte“. Mit Erfolg: Der letztlich erzielte Preis brachte für MANN+HUMMEL eine Verbesserung von rund 25 Prozent gegenüber den erwarteten Kosten, also eine Ersparnis von etwa 500.000 Euro.

„Dieses Ergebnis übertraf alle unsere Erwartungen“, sagt Frank Führer, zuständiger Manager für den globalen Einkauf indirekter Materialien und Services von MANN+HUMMEL. „Wir planen in Zukunft häufiger E-Auktionen durchzuführen, um Kosteneinsparungen beim Einkauf von Materialien und Dienstleistungen zu erzielen.“