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Da gibt es keine zwei Meinungen: Die elektronische Beschaffung (engl. eProcurement) senkt Aufwand und Kosten je Bestellung. Kernelement ist dabei ein qualifizierter elektronischer Katalog, aus dem die gewünschte Ware oder Dienstleistung gewählt werden kann. Laut aktueller Studie des Bundesverbandes Materialwirtschaft, Einkauf und Logistik (BME) setzen mittlerweile drei von vier einkaufenden Unternehmen in Deutschland (74,7 %) dieses Instrument in der Beschaffung ein.

„Es gibt aber nicht den einen perfekten Lieferantenkatalog und auch nicht den einen perfekten Prozess“, betont Michael Bibow, CEO der Hamburg-Dresdner newtron AG, führender Anbieter von elektronischen Lösungen zur Optimierung von Einkaufs- und Logistikprozessen. „Der Katalog muss flexibel bleiben und sich je nach Bedarf variieren lassen – möglichst in Echtzeit.“ newtron hat deshalb jahrelang an einem „lebendigen“ Einkaufs-Informationssystem getüftelt und 2015 dafür den Pilotbetrieb gestartet. Dieser hat zu zahlreichen Verfeinerungen geführt und ist jetzt abgeschlossen. Der erste Kunde, der den neuen „intelligenten“ Multi-Lieferanten-Katalog (MLK) von newtron nutzen wird und seine Systeme komplett darauf umgestellt hat, ist der Elektrotechnikspezialist Weidmüller in Detmold. Der Experte für Industrial Connectivity verfügt über Produktionsstätten, Vertriebsgesellschaften und Vertretungen in mehr als 80 Ländern. Entsprechend anspruchsvoll waren die Anforderungen.

Migration innerhalb von nur sechs Wochen

„Innerhalb von nur sechs Wochen gelang es, den bislang von Weidmüller genutzten, optimierungsbedüftigen Katalog in unsere newtron Lösung zu migrieren und alle 200 User sowie sämtliche Lieferanten anzubinden“, berichtet Bibow. Zudem wurden die Kataloge in den Produktdatenstandard eCl@ss Version 7.1 integriert. Es handelt sich dabei um ein ausgefeiltes Warengruppensystem, das neben den Basis-Klassifizierungen für Angebote (Art, Material, Größe, DIN-Einheiten etc.) auch neue Strukturelemente verwendet, um selbst hochkomplexe Produkte umfassend zu beschreiben und damit im Katalog schnell auffindbar zu machen.

„Lieferanten können ihre so aufbereiteten Kataloge zunächst in die so genannte Vendor Area einstellen und dort jederzeit aktualisieren“, so Bibow. „Der Einkauf von Weidmüller prüft diese und gibt sie in der Buyer Area frei, wenn sie die Kriterien erfüllen.“ Die Mitarbeiter können dann darauf zugreifen und komfortabel nach den benötigten Artikeln suchen. Nach der Auswahl in der Trefferliste werden die Artikel in den Warenkorb gelegt. Hier haben die Mitarbeiter dann noch einmal die Möglichkeit Mengen anzupassen, Artikel zu vergleichen oder Artikel aus ihren Merklisten hinzuzufügen.

Mit Absenden des Warenkorbes wird dieser an das unternehmenseigene ERP-System (Enterprise-Resource-Planning: bedarfsgerechtes Planen und Steuern) übergeben, sodass die weiteren Bestellschritte dort, also außerhalb der newtron-Plattform, ausgeführt werden können.

Mehr Effizienz – zusätzliche Ressourcen

„Der Multi-Lieferanten-Katalog von newtron mit seinen komfortablen Suchfunktionen, der intuitiv einfachen Bedienung und der kompletten Integration in unser ERP-System trägt maßgeblich zur Optimierung unserer Geschäftsprozesse bei“, fasst Achim Gerdes, Leiter Einkauf Indirektes Material & Dienstleistungen von Weidmüller, zusammen. „Die Vorgänge und Abläufe in der Beschaffung lassen sich dadurch beschleunigen, ohne dabei Abstriche in der Qualität machen zu müssen. Die Zusammenarbeit mit den Lieferanten wird transparenter und effizienter, was wiederum Ressourcen für andere Tätigkeiten freisetzt. Insgesamt eine rundum passende und zudem dynamisch optimal konfigurierbare Lösung, die uns überzeugt hat.“